개인정보 문서 폐기 의무 보관기간부터 하드디스크 파기까지

사무실이사나 사무실 정리를 앞두면 오래된 서류가 한꺼번에 나오는 경우가 많습니다.
근로계약서, 이력서, 고객 명부, 거래처 연락처처럼 개인정보가 담긴 문서도 쉽게 발견됩니다.

종이 문서뿐만 아니라 퇴사자가 사용하던 PC나 교체한 서버의 하드디스크에도 개인정보와 업무자료가 남아 있을 수 있습니다.
이런 자료는 일반 쓰레기나 재활용품으로 바로 버리지 말고, 보관기간과 파기 방법을 확인한 뒤 안전하게 처리해야 합니다.

 

어떤 문서가 개인정보 문서에 해당할까요?

이름, 연락처, 주소, 이메일, 계좌번호 등이 적혀 있어 누구의 정보인지 알 수 있는 문서는 개인정보가 담긴 서류에 해당합니다.
한 가지 정보만으로 누구인지 알기 어렵더라도 문서에 적힌 다른 내용과 함께 확인해 개인을 알아볼 수 있다면 개인정보로 봅니다.

-입사지원서와 이력서
-근로계약서와 재직증명서
-고객 계약서와 신청서
-고객 및 거래처 담당자 명부
-명함과 연락처 목록
-계좌정보가 포함된 정산 서류

원본뿐만 아니라 복사본이나 출력한 문서에도 개인정보가 남아 있다면 같은 기준으로 관리해야 합니다.

 

개인정보 문서는 언제까지 보관해야 할까요?

개인정보 문서를 무조건 오래 보관하는 것이 안전한 것은 아닙니다.
개인정보 보호법 제21조에 따르면 보유기간이 지나거나 처리 목적을 달성해 개인정보가 더 이상 필요하지 않게 되면 지체 없이 파기해야 합니다.

다만 다른 법령에서 일정 기간 보관하도록 정한 문서는 해당 기간이 끝날 때까지 보관해야 합니다.
이때는 다른 개인정보와 구분하여 별도로 관리해야 합니다.
 

문서 종류	보관기간
근로자명부	해고·퇴직·사망한 날부터 3년
근로계약서	근로관계가 끝난 날부터 3년
전자상거래 계약 및 청약철회 기록	5년
전자상거래 대금결제 및 재화 공급 기록	5년
전자상거래 소비자 불만 및 분쟁처리 기록	3년
전자상거래 표시·광고 기록	6개월
세금 관련 장부 및 증거서류	법정신고기한이 지난 날부터 5년
역외거래 관련 장부 및 증거서류	법정신고기한이 지난 날부터 7년

전자상거래 관련 보관기간은 모든 계약서가 아니라 전자상거래와 통신판매에서 발생한 거래기록에 적용됩니다. 세금 관련 서류도 문서 종류와 거래 내용에 따라 예외가 있을 수 있으므로 파기 전에 보관 시작일과 적용 법령을 함께 확인하는 것이 좋습니다.

 

종이 문서는 어떻게 폐기해야 할까요?

개인정보 보호법 시행령 제16조에 따르면 종이 문서와 인쇄물은 파쇄하거나 소각하는 방법으로 파기해야 합니다.

여기서 소각은 회사가 서류를 야외나 일반 화덕에서 직접 태워도 된다는 뜻이 아닙니다.
폐기물관리법에 따라 허가·승인·신고된 폐기물처리시설에서 처리해야 하며, 허가된 시설이 아닌 곳에서 임의로 소각하면 안 됩니다.

문서를 몇 번 찢어 버렸더라도 이름이나 연락처 등의 내용을 다시 알아볼 수 있다면 안전하게 파기했다고 보기 어렵습니다.
개인정보를 확인하거나 문서를 다시 맞출 수 없도록 충분히 잘게 파쇄해야 합니다.

소각보다 문서파쇄를 권하는 이유

소각도 법에서 인정하는 파기 방법이지만, 종이를 태우면 다시 자원으로 활용할 수 없습니다.
반면 문서를 복원할 수 없도록 파쇄한 뒤 종이류를 분리하면 재생용지 등의 원료로 재활용할 수 있습니다.

따라서 보안과 자원순환을 함께 고려한다면 소각보다 문서파쇄가 더 친환경적인 방법이 될 수 있습니다.
일사천리쉬레드는 파쇄 후 발생한 종이류를 재활용 공정으로 보내 개인정보는 안전하게 없애고 종이는 다시 자원으로 활용될 수 있도록 처리합니다.

하드디스크와 SSD도 파기 대상입니다

퇴사자가 사용하던 PC, 교체한 서버, 폐기할 노트북과 외장하드에는 고객정보와 직원정보가 남아 있을 수 있습니다.
USB와 SSD 같은 저장매체도 마찬가지입니다.

파일을 삭제하거나 휴지통을 비우는 것만으로는 저장된 데이터가 완전히 사라지지 않습니다.
일반적인 빠른 포맷도 복구 가능성이 남을 수 있어 개인정보 파기 방법으로는 충분하지 않을 수 있습니다.

-데이터를 복구할 수 없도록 안전하게 초기화하거나 덮어쓰기
-저장매체에 맞는 보안 삭제 기능 사용
-하드디스크나 저장장치를 물리적으로 파쇄
-데이터가 저장된 부분을 복구할 수 없도록 천공
하드디스크와 SSD는 데이터를 저장하는 구조가 다르기 때문에 같은 방법을 일괄적으로 적용하면 안 됩니다.

HDD는 내부 플래터를 손상시키는 방식으로 처리할 수 있고,
SSD는 메모리 칩을 파쇄하는 등 저장매체 종류에 맞는 방법을 사용해야 합니다.

사내 세절기와 전문 파쇄 업체의 차이는 무엇일까요?

문서 수량이 적다면 사내 세절기로 직접 처리할 수 있습니다.
하지만 사무실이사나 대규모 정리 과정에서 문서가 많이 나오면 직원이 일일이 파쇄하기 어렵고 처리 시간도 길어질 수 있습니다.

전문 업체에 맡기면 많은 문서를 한 번에 처리할 수 있고, 파기 후에는 파쇄증명서를 받아 처리 내역을 남길 수 있습니다.
파쇄증명서는 언제 어떤 자료를 처리했는지 확인하는 관리 자료로 활용할 수 있습니다.

업체이용 시에는 개인정보를 안전하게 처리하는지 확인하고 관리해야 합니다.
실제 파기 여부뿐만 아니라 증명서까지 받는 것이 중요합니다.

 

현장파쇄와 입고파쇄는 어떻게 다를까요?

현장파쇄는 파쇄 차량과 장비가 사업장으로 방문해 문서를 현장에서 바로 파쇄하는 방식입니다.
문서가 다른 장소로 이동하지 않고 처리 과정을 현장에서 확인할 수 있습니다.

입고파쇄는 보안 차량으로 문서를 수거한 뒤 파쇄센터로 운반해 처리하는 방식입니다.
사무실에서 파쇄할 공간이 부족하거나 처리할 문서가 많은 경우 이용할 수 있습니다.

두 방식 모두 문서 수량과 작업 장소, 보안 기준을 확인한 뒤 현장에 맞게 선택하면 됩니다.

일사천리쉬레드에서 함께 처리할 수 있습니다

개인정보 문서파쇄와 하드디스크·SSD 등 전자 저장매체 폐기서비스를 모두 제공해 드립니다.

현장파쇄와 입고파쇄, 하드파쇄와 하드천공을 작업 환경에 맞게 안내받을 수 있으며,
일사천리시스템 사무실이사와 함께 이용하실 수도 있습니다.