대학교 문서고정리 연도별로 나눠 서류이관했습니다

지난 6월 대학교에서 문서고정리 작업을 진행했습니다.

세 개 건물에 나뉘어 있던 서류를 옮긴 뒤 일정 연도를 기준으로 나누고, 각각 지정된 곳에 다시 정리했습니다.
서류가 많은 경우 단순히 운반하는 것보다 문서가 분실되거나 서로 섞이지 않도록 정확하게 배열하는 것이 중요합니다.

바구니 포장부터 연도별 정리, 차량 운송과 모빌랙 배치까지 3일에 걸쳐 진행했습니다.

1일차 - 서류를 바구니에 포장했습니다

첫날에는 세 개 건물의 문서고에 보관돼 있던 서류를 바구니에 포장해 옮겼습니다.

서류이관 시에는 서류의 종류와 보관 상태에 따라 박스나 끈, 바구니 등 여러 방식으로 포장할 수 있는데요,
이번 현장에서는 바구니를 사용했습니다. 

문서를 옮기는 과정에서는 보안 관리도 중요한데요, 보안 유지를 위해 작업 기간 동안 해당 공간의 출입을 통제했습니다. 


 

2일차 - 연도별로 나눠 배열했습니다

둘째 날에는 포장한 문서를 연도에 맞춰 다시 정리했습니다.

이번 작업은 세 개 건물의 서류를 일정 연도를 기준으로 나눈 뒤 각각 지정된 문서고에 배치하는 방식이었습니다.
고객사에서 사전에 전달한 배치 요청안에 맞춰 바구니에 담긴 상태로 배열을 정리했습니다. 

많은 양의 서류를 옮길 때는 보관 장소가 달라지는 과정에서 내용물이 섞이거나 일부가 빠지지 않도록 배열을 정확하게 맞추는 것이 중요합니다.


 

3일차 - 두 곳의 문서고로 이전했습니다

마지막 날에는 연도별로 정리한 서류를 1톤 차량에 싣고 각각 지정된 문서고로 옮겼습니다.

도착한 서류는 정리된 순서에 맞춰 기존 모빌랙에 배치했습니다.

계약 관련 서류는 일반 자료와 구분해 별도로 지정된 앵글랙에 적재 후 정리를 마치면서 작업을 마무리했습니다.


 

문서고정리 시에는 보안이 중요합니다

기업이나 학교, 기관에서 보관하는 서류에는 개인정보나 계약 내용 등 외부에 노출돼서는 안 되는 정보가 포함될 수 있습니다.
그래서 포장과 운송뿐 아니라 작업 과정에서 안전하게 관리하는 것도 중요합니다.

일사천리시스템은 보안문서 이관 시 보안 협약서를 작성하고 작업자 교육을 실시한 뒤 작업을 진행하고 있습니다. 
서류가 여러 장소를 거쳐 이동하거나 대량의 문서를 한꺼번에 옮기는 경우에도 분실되거나 섞이지 않도록 배열을 확인하며 작업합니다.

서류이관부터 모빌랙이전까지 함께 진행합니다

문서고를 정리하다 보면 옮겨야 할뿐만 아니라 보존기간이 지난 자료를 함께 폐기하거나,
기존에 사용하던 모빌랙까지 옮겨야 하는 경우도 있습니다.

일사천리시스템은 서류 포장과 운송, 배열 정리뿐 아니라 모빌랙이전과 파쇄, 목록화, 스캔, 보관까지 함께 진행할 수 있습니다.

이전과 함께 폐기할 서류가 있다면 파쇄까지 한 번에 진행할 수 있고, 모빌랙을 옮겨야 하는 경우에는
분해부터 이전, 설치까지 함께 맡길 수 있습니다.

 

문서고정리를 준비하고 있다면 홈페이지에서 무료 방문견적을 신청해 주세요.
현장을 확인한 뒤 물량과 이동 범위, 함께 필요한 작업을 확인해 견적을 안내해드립니다.