안녕하세요. 일사천리시스템입니다.
오늘 소개 시켜드릴 곳은 영광군청 문서고이전 현장이구요~
부서 및 연도 등으로 정리된 문서를 새롭게 지어진 신문서고로 이전하는 프로젝트였는데요.
기존문서고의 앵글이나 모빌랙의 크기가 신문서고와 다르고 모빌랙의 특성상 한열에서 작업하면
같은 다른 련에서는 작업을 할 수 없어서 사전에 계획을 잘 세워 순서에 맞게 이전하는 것이 관건 이었습니다~
 







문서고를 이전하기 전에 어떤 준비를 해야하나요?




문서고(모빌랙) 이전에 가장 중요한 것은 사전 협의 입니다.
고객님 측 사내에서도 새로운 문서고에 기존의 방식으로 문서(도서)를 배치할 것인지 다른 방식으로
배치할 것인지에 대해 미리 사전협의를 해주시는 것이 좋습니다.

내부적으로 협의가 끝난 후 문서고 이전 담당MC(Moving consultant)와 문서고 담당자님이 도서분류방법,
포장방법, 운반방법, 재배치에 대하여 지속적으로 상의해야 하며 변경사항 발생 시 즉각 알려주셔야
변경된 사항에 대하여 담당 MC가 빠르게 반영하여 작업의 혼선을 막을 수 있습니다.











문서를 이전하기 전에 보이는 것처럼 기존 문서고의 모든 칸마다 번호를 부여해주는 사전작업을 해야합니다.
이와 동시에 신축 문서고의 모빌랙에도 칸마다 번호를 부여해 주셔야 합니다.
앵글랙에 있는 서류들을 바구니에 포장한 후 문서 정보가 담긴 주기를 바구니에 함께 부착했습니다.
이렇게 주기를 놓아야 빠르고 안전하고 정확하게 작업을 진행 할 수 있습니다.
 






영광군청의 경우 기존 문서고가 지하에 위치해 있었는데요.
공공기관 건물 중에는 엘리베이터가 설치되어 있지 않은 곳이 많이 있는데 이런 프로젝트 현장의 경우
투입인원이 늘어나는데 비해 작업속도가 빨라지지는 않습니다.

그래서 저희는 효율적인 작업을 위해 컨베이어벨트를 설치하여 바구니로 운반 한 후 곧바로 차량에 적재하여
신축 문서고로 이동했습니다.
 
 






하루에 옮길 수 있는 도서량은 어떻게 되나요?




하루에 약 3만권 정도의 물량을 옮길 수 있으나 고객님이 계신 곳의 상황에 따라
(엘리베이터가 없는 곳 혹은 사다리차가 건물 앞에 정차 할 수 없는 상황인 경우)
100% 수작업으로 진행 할 경우 하루에 약 22,000 ~ 25,000권 정도의 물량을 옮길 수 있습니다.








구문서고에서 문서가 반출되는 동안 신문서고에서는 건물을 보양하고 사다리차를 대기시켰어요!
건물 2층에 위치한 신문서고의 모빌랙에 서류를 정리하면서 빈 바구니를 바로 5톤 화물차량에 적재해
더 원활한 작업이 가능했습니다!

문서고 이전의 경우 서가/앵글/모빌랙 등을 분해해서 옮기는 경우도 있지만
이번 영광군청처럼 전자식 모빌랙을 새롭게 구매해 이전하는 경우도 많답니다~^^
 







신문서고 모빌랙에는 사전 협의된 부서와 연도에 따라 분류된 번호를 미리 부착하여 서류가 재배치하는
과정에 섞이지 않도록 했습니다!
이렇게 정리하면 업무에 필요한 서류를 찾을 때 훨씬 수월하게 찾을 수 있겟죠~^^
 







철저한 사전 협의와 준비를 통해 안전하고 정확하게 영광군청 문서고 이전을 성공적으로 완료했습니다^^
이전프로젝트 현장에서 고생하신 신봉훈PM(project manager)과 팀원들 수고하셨습니다!^^
 
문서고 이전, 사무실 이전을 준비 중이시라면 일사천리시스템 ’080-337-1472’로 연락주세요.,
문서고, 사무실이전 전문가들이 최적의 솔루션을 제공합니다.