안녕하세요. 문서보관 전문업체 일사천리시스템입니다.

도서관이나 문서고를 리모델링 하거나 서류(도서)가 가득차서 다른 공간에 보관해야할 경우가 생기

일상업무가 아니기 때문에 어떻게 처리해야할지 막막해하시는 분들이 계십니다.

오늘은 강남에 위치한 한 주민센터의 도서관/문서고 내부공사에 따른 보관 및 정리작업을 보여드리려고 하는데요.

도서관의 도서는 포장 후 외부 컨테이너보관, 문서고의 문서는 내부보관 후 모빌랙에 재정리했습니다.

자세한 모습을 지금부터 함께 보시죠!

먼저 문서고의 모빌랙 해체 및 문서포장 모습을 보여드리겠습니다.

모빌랙에 보관되어 있는 서류들을 바구니에 담은 후 주기(번호표기)를 해주었습니다.

주기를 할 때는 모빌랙 련/칸마다 번호를 매겨 기록해야 정리할 때도 해당 련/칸에 서류들을 그대로 정리할 수 있습니다.

서류 정리 위치를 바꿔야하는 경우에는 어떻게 해주시나요?

서류 정리작업에 가장 중요한 부분은 작업 전 어떠한 방식으로 변경하여 서류를 보관하실지 계획이 수립되어 있어야 합니다.

이후 대분류, 소분류 기준에 따라 서류를 구분하여 정리하고자 하는 방향을 작업 전 현장에 배정된 담당 PM(Project Manager)에게 내용 전달을 해주시면,

포장부터 서류위치 변경 및 정리작업까지 완벽하게 수행해 드릴 수 있습니다.

바구니에 포장한 문서는 건물내 빈 공간으로 옮겼는데요.

엘리베이터가 없는 관계로 계단으로 옮겼습니다.

빠른 작업과 안전한 운반을 위해 먼저 계단을 합판으로 보양했고요. 그 위를 다시 PP판으로 덧댔습니다.

혹시나 있을지도 모를 벽면파손을 예방하기 위해 벽면도 박스와 PP판으로 보양했습니다.

레이아웃 변경 시에는 보통 기존 가구(모빌랙, 앵글랙, 서가)를 분해하여 재설치하거나 새가구를 구입하는 경우가 대부분인데요.

이번 현장에서는 다른 층에 재설치를 요청해주셨습니다.

모빌랙을 분해한 다음 부분별로 모았고요. 부피가 작은 부분은 바구니에 담아 옮겼습니다.

(작은 부품들은 분실 우려가 있기 때문에 꼭 포장하여 옮기시는 것을 추천 드립니다.)

모빌랙은 부피도 크고 충격에 의한 파손 우려가 있기 때문에 직접 수작업으로 옮겼습니다.

지정된 공간에 문서를 보관한 다음 익일 모빌랙을 요청주신 공간에 재설치해드렸고요.

바구니 번호를 확인하여 해당 모빌랙 련/칸별로 정리해드렸습니다.

주민센터내 서가에 있던 도서들은 공사기간 중 외부 컨테이너에 보관하기로 했습니다.

모빌랙 문서와 마찬가지로 서가 칸 별로 번호를 지정한 후 바구니에 포장했습니다.

포장한 도서는 창문을 통해 사다리차로 내렸습니다.

이번에 배차된 차량은 컨테이너 차량으로 컨테이너에 물품을 바로 실을 수 있도록 한 차량입니다.

문서 운반 및 보관 시 주의할 점은 무엇인가요?

포장된 문서 운반 시 주의할 점은 포장된 박스가 이동 및 적재 중 파손 또는 찌그러지지 않도록 해야 합니다.

바구니를 활용하여 포장된 경우 이동중 서류 일부들이 분실 또는 섞이는 상황을 방지하기 위한 주의가 필요합니다.

보관 시 주의할 부분은 기본적으로 문서들은 습기에 약하기 때문에

문서(서류)들이 보관될 장소가 전문적인 물류센터 역할을 할 수 있는 곳인지 사전에 확인하는 것이 가장 중요합니다.

보관상태에 따라, 먼지나 습기가 유입될 수 있고, 벌레까지도 유입될 수 있습니다.

이러한 상황을 방지하려면 보관 비용에 대해서 안내만 받는 것이 아닌, 보관장소에 대하여 상세하게 사전 안내를 받아 보시는 것이 중요합니다.

추가적으로 화재보험과 노난보험 등 세부적인 사항까지도 확인해주시는 것이 좋습니다.

도서를 모두 실은 후 사진으로 보시는 것처럼 컨테이너 문을 봉인씰로 잠궜습니다.

재정리 시 봉인씰이 뜯겨지 있지 않다면 문이 그 동안 열린 적이 없다는 뜻이죠^^ (안전하게 보관되었다는 이야기입니다. ㅎㅎ)

컨테이너를 창고로 운반하여 하차했습니다. 도서는 주민센터 공사종료 후 재정리해드릴 예정입니다!

주민센터이전, 문서운반, 컨테이너보관을 준비 중이시라면 기업이전 전문업체 일사천리시스템으로 편하게 연락 주시기 바랍니다!

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